Trámites administrativos para la Constitución de una empresa
Para la constitución de una empresa es necesario llevar a cabo una serie de trámites que dependen siempre de la forma empresarial escogida.
Las empresas de carácter mercantil, para obtener personalidad jurídica, deben efectuar unos trámites específicos y, al empresario individual, con personalidad física, le basta su DNI para su constitución como tal.
Adopción de personalidad jurídica en las sociedades mercantiles.
Los primeros trámites que deben realizar todas las empresas mercantiles son los relacionados con la obtención de la personalidad jurídica. Son los siguientes:
1) Certificación negativa del nombre o denominación social (anexo 1)
Es un trámite para poder obtener una denominación que cumpla con los requisitos exigidos, ya que la normativa mercantil prohíbe que dos o más sociedades coincidan en su denominación.
La petición debe realizarse en el Registro Mercantil Central, aunque puede hacerse una consulta previa y gestionarlo a través de www.rmc.es, donde deberemos indicar nuestros datos personales e indicar hasta tres nombres diferentes para la nueva sociedad. Se exigen unos requisitos:
Cuando el Registro recibe la solicitud hace una reserva del nombre elegido. La vigencia de esta reserva será de 3 meses, pasados los cuales deberá renovarse si aún no se ha registrado la sociedad. Si pasados 6 meses aún no se ha otorgado escritura pública, la denominación causa baja y deberá solicitarse de nuevo.
2) Justificación de las aportaciones realizadas por los socios
Como para algunas sociedades es necesario un capital mínimo, cualquiera de los socios debe abrir en una entidad financiera una cuenta bancaria a nombre de la nueva empresa y realizar el depósito de este capital exigido.
Una vez realizado el ingreso se deberá solicitar a la entidad financiera que expida un certificado justificando el depósito realizado.
Esta justificación servirá para presentarla ante el notario en el momento que se otorgue la escritura pública de constitución de la empresa, como comprobante de las aportaciones realizadas por todos los socios.
3) Estatutos de la nueva sociedad (anexo 2)
Los estatutos son la parte de la escritura donde figuran todas las normas por las que se regirá la nueva empresa. Se deben redactar una vez que la empresa ya posee un local social, ya que esta información debe constar obligatoriamente en los estatutos. El contenido esencial de Estatutos es:
4) Otorgamiento de Escritura Pública de Constitución (anexo 3)
Es un acto mediante el cual los socios fundadores proceden a la firma de la escritura pública de constitución de la sociedad ante notario. El contenido esencial de una escritura pública de constitución es:
Pese a que no hay plazo definido para otorgar la escritura pública, es conveniente tener en cuenta que la Certificación Negativa del la Denominación Social caduca a los 6 meses.
5) Pago del impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, TP y AJD (anexo 4)
Es un impuesto que grava la constitución de una sociedad. Su cuantía es el 1% del capital social.
En la actualidad se encuentra transferido a las Comunidades Autónomas, y por ello, se debe presentar en la delegación de Hacienda de las correspondientes Consejerías, en los 30 días hábiles siguientes a la formalización de la escritura.
El impreso es el 600 y debe acompañarse de una copia de la escritura de constitución y del DNI o NIF.
6) Solicitud del código de identificación fiscal (anexo 5)
Sirve para identificar a la sociedad a efectos de sus relaciones con Hacienda. El CIF provisional tiene una validez de 6 meses hasta que se retira la tarjeta de identificación fiscal definitiva.
El impreso es el modelo 036 (037 para las cooperativas) y debe acompañarse de una copia de la escritura de constitución y del DNI del solicitante.
7) Inscripción en el Registro correspondiente
Las sociedades mercantiles deben inscribirse en el Registro Mercantil de la provincia donde tenga el domicilio social la nueva empresa. Se dan dos excepciones: las cooperativas, que lo harán en el Registro General de Cooperativas, y las sociedades laborales, en el Registro Administrativo de Sociedades Laborales.
La inscripción debe realizarse en el mes siguiente al otorgamiento de la escritura y, para poder realizarla, se debe presentar el original de la escritura de constitución, una vez se haya pagado el impuesto de TP y AJD.
El Registro entregará la escritura donde constarán el tomo, folio y la hoja donde ha quedado inscrita la sociedad. Estos datos deberán figurar en todos los documentos comerciales de la nueva empresa (cartas, facturas, albaranes, etc.).
Trámites Oficiales para la puesta en marcha y Documentación
Trámites de carácter general para la puesta en marcha de la empresa
Los trámites necesarios para poner en marcha nuestro negocio deben llevarse a cabo ante diferentes organismos. Dependiendo del lugar donde deben realizarse podemos clasificarlos del siguiente modo:
1) Trámites en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (anexo 5 y 6)
a) Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE). Anexo 6.
Tributo local que grava la actividad y debe pagarse 10 días antes de iniciar la actividad (validez durante 1 año). Debe presentarse en el modelo 840 junto con el DNI o CIF en su caso. En la actualidad la mayoría de las empresas están exentas de su pago.
b) Declaración censal. Anexo 5.
Es un resumen de la situación y obligaciones fiscales de la empresa. Debe presentarse al inicio, modificación o cese de una actividad. El modelo a presentar es el 036 (037 para las cooperativas) junto con una fotocopia del DNI o CIF en su caso.
2) Trámites ante el Registro Mercantil
a) Documentación social.
Sociedad Limitada: Libro de Registro de Socios o de Participaciones.
Sociedad Anónima: Libro de Acciones al portador y Libro de Acciones nominativas.
b) Diligencia y legalización de los libros obligatorios.
Las empresas deben llevar una contabilidad adecuada a su actividad, un libro diario y otro de inventarios y cuentas anuales y, además, por cuestiones fiscales libros auxiliares. Los libros contables se pueden legalizar de diferentes formas:
3) Trámites ante el Registro de Cooperativas
a) Documentación social
Libro de Registro de Socios y Libro Registro de Aportaciones de Capital.
4) Trámites en el Ayuntamiento (anexo 7, 8)
a) Licencia de Apertura (anexo 7).
Es un documento que acredita que las instalaciones de la empresa cumplen con la normativa de urbanismo y con los reglamentos técnicos de aplicación. Para obtener la licencia debe presentarse:
En caso de que las actividades sean molestas, insalubres o peligrosas:
Una vez que se conceda la licencia se dispone de 6 meses para iniciar la actividad.
Licencia de Obras (anexo 9).
Es un documento imprescindible para hacer obras en el local. Se dispone de 6 meses para comenzar las obras una vez concedida esta licencia. Para obtener la licencia debe presentarse:
Trámites en el Ministerio de Empleo y Seguridad Social (anexos 9, 10, 11, 12, y 13)
Inscripción de la empresa en la Seguridad Social
Debe realizarla todo empresario que pretenda realizar contrataciones y siempre antes de contratar por primera vez. El lugar donde acudir es la delegación de la Tesorería de la S.S. donde esté situada la empresa. Para realizar la inscripción debe presentarse:
Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social (RETA)
Deberán darse de alta en el RETA:
Debe realizarse dentro de los 30 días siguientes al inicio de la actividad, y el lugar donde acudir es la delegación de la Tesorería de la S.S. donde esté situada la empresa. Para realizar el alta en el RETA debe presentarse:
Alta en el Régimen General de la Seguridad Social.
Deberán darse de alta:
Debe presentarse una fotocopia del DNI del trabajador y realizar el trámite antes del inicio de la actividad. El lugar donde acudir es la delegación de la Tesorería de la S.S. donde esté situada la empresa.
Comunicación de apertura del centro de trabajo.
Deben realizar esta comunicación cualquier empresa que abra un centro de trabajo, aportando todos los datos relacionados con ésta (centro de trabajo, plantilla, actividad, etc.) y el libro de visitas (anexo 14). El lugar donde comunicar la apertura es la Dirección Provincial de Trabajo y el plazo para ello son 30 días siguientes al inicio de la actividad.
Iniciativas para facilitar la constitución legal de la empresa
La tramitación mediante la Ventanilla Única Empresarial (VUE).
La Ventanilla Única Empresarial es una iniciativa surgida en 1999 de las Administraciones públicas en sus tres niveles (estatal, autonómico y local) y las Cámaras de Comercio para facilitar la constitución de empresas. Su objetivo principal es hacer más fácil la creación de empresas, para lo cual ha establecido una red de centros a los emprendedores (http://www.ventanillaempresarial.org).
Las Ventanillas Únicas Empresariales ponen a tu disposición:
Los objetivos de las VUE son:
- Facilitar la tramitación. En un único espacio físico es posible realizar la mayoría de trámites como por ejemplo Hacienda, la Seguridad Social, la Comunidad Autónoma y el Ayuntamiento.
- Informar y orientar al emprendedor. En aspectos relacionados con la creación de la empresa, más allá de la tramitación (ayudas y subvenciones, medios de financiación, etc.).
En el funcionamiento de las VUE se diferencian tres áreas sucesivas:
- Información y direccionamiento. De forma presencial o telefónica se informa sobre los servicios que ofrece y en su caso se dirige al emprendedor a la sección en que será aconsejado.
- Orientación y asesoramiento. El emprendedor recibe asesoramiento sobre su proyecto de empresa, desde la forma jurídica adecuada a otros aspectos como la financiación.
- Tramitación. Trámites relacionados con la adopción de la personalidad jurídica y para la puesta en marcha del negocio.
La oficina donde puedes acudir en Madrid es:
C/ Pedro Salinas, 11;
28033 – Madrid
Contacto: 91 538 38 05; Fax: 91 538 37 76;
E-Mail: madrid@ventanillaempresarial.org
La constitución de Empresas por vía telemática
En la actualidad está previsto el uso de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) para la creación de la sociedad limitada nueva empresa. Los pasos a seguir son los mismos que para constituir otro tipo de sociedad, con la diferencia de que se pueden realizar por internet y formalizar en un solo documento (Documento Único Electrónico DUE).
El DUE recoge toda la información de la empresa que debe enviarse al Registro Mercantil, a Hacienda o a la Seguridad Social.
Trámites que incluye el DUE
El DUE sustituye a 16 formularios, que incluye los siguientes trámites:
Todo esto es posible gracias a la creación del Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE), que está formado por tres elementos:
- Portal PYME. Nos ofrecen información y asesoramiento. Podemos encontrarlos en la web de la Dirección General de la Pequeña y Mediana Empresa (www.ipyme.org), o a través de un enlace en la web de CIRCE (www.circe.es).
- Puntos de Asesoramiento y Tramitación (PAIT). Asesoran presencialmente a los emprendedores e inician la tramitación electrónica.
- Sistema de Tramitación Telemática (STT-CIRCE). Tramitan expedientes electrónicos sobre la base del DUE.
Mediante el procedimiento telemático, el emprendedor tan sólo tiene que acudir presencialmente al PAIT y al notario, y el tiempo de tramitación se reduce a menos de 12 días.
Pasos que se han de seguir para constituir una SLNE mediante el proceso telemático
| Paso 1. Cumplimentación del DUE | Acudir al PAIT y cumplimentar el DUE mediante el programa PACDUE. Se genera la razón social y se incorpora al DUE. |
| Paso 2. Cita con el notario | Se solicita online y los datos de la cita aparecen en el DUE. Se imprime el DUE para presentarlo ante el notario. |
| Paso 3. Reserva en el Registro Mercantil Central (RMC) | El CIRCE reserva la razón social solicitada previamente en el RMC. El RMC envía a través del CIRCE un asiento de presentación correspondiente a la solicitud para aportarla ante el notario. |
| Paso 4. Generación de la Escritura | El CIRCE envía los datos del DUE al notario, que otorgará escritura. |
| Paso 5. Solicitud del CIF provisional | El CIRCE envía la escritura a la Agencia Tributaria (AT) solicitando el CIF provisional. La AT procesa la información u envía el CIF provisional a través del CIRCE. |
| Paso 6. Liquidación del impuesto de TP y AJD | Se realiza la liquidación electrónicamente. |
| Paso 7. Solicitud de inscripción en el Registro Mercantil Provincial (RMP) | Con el CIF asignado y el pago del impuesto TP y AJD, el notario solicita a través del CIRCE, la inscripción e la empresa en el RMP. |
| Paso 8. Solicitud de alta en la Seguridad Social | A través del CIRCE se realiza el alta en la TGSS para inscribir a la empresa y generar el Código de Cuenta de Cotización (CCC), y dar de alta, y en su caso afiliar, a sus trabajadores. La TGSS devuelve al CIRCE el CCC y los NAF de los trabajadores. |
| Paso 9. Generación de escritura definitiva | El notario recibe la información del RMP y genera la escritura definitiva. |
| Paso 10. Solicitud de CIF definitivo | Procesada la escritura definitiva, el notario solicita el CIF definitivo a través del CIRCE. La confirmación del CIF definitivo finaliza el proceso de creación de Nueva Empresa. |
